จริงอยู่ที่ Microsoft Excel มีความสามารถหลากหลาย แต่บ่อยครั้งที่เราไม่สามารถดึงความสามารถเหล่านั้นมาใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้อาจมาจากหลายสาเหตุ เช่น ความรู้ความเข้าใจของตัวผู้ใช้เอง รูปแบบของข้อมูลที่ไม่เหมาะสมก็เป็นอีกสาเหตุหนึ่งที่ทำให้การทำงานด้านการคำนวน การอ้างอิง การสรุปผลข้อมูลไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร

ในบทความนี้เราจะมาพูดถึงการเตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับการทำงานในรูปแบบของฐานข้อมูล ซึ่งจะช่วยแก้ปัญหาดังกล่าวข้างต้น รวมทั้งเป็นการเตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับการทำงานกับ Microsoft Excel ในขั้นสูงต่อไป

จากรูปแสดงข้อมูลของ Product ในชีท Product  จากข้อมูลดังกล่าว จะเห็นว่าเราสามารถแบ่งข้อมูลได้เป็น 2 กลุ่มคือ Product ซึ่งประกอบไปด้วย ProductID, ProductName, QuantityPerUnit, UnitPrice, UnitInStock และกลุ่ม Category ซึ่งประกอบไปด้วย Category, Description

การจัดเก็บข้อมูลในลักษณะนี้ค่อนข้างจะเป็นอุปสรรคต่อการทำงาน ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง เช่น ถ้าเราต้องการเปลี่ยนชื่อ Category จาก Condiments เป็น Ingredients เราต้องเปลี่ยนข้อมูลหลายครั้ง ทำให้เสียเวลาและอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ เราควรนำข้อมูล Category, Description ย้ายไปใว้เป็นชีทใหม่

จากรูป หลังจากย้ายข้อมูลมาแล้ว (เปลี่ยนชื่อชีทเป็น Category) ให้เพิ่มคอลัมน์ CategoryID สำหรับกำหนดรหัสของ Category เพื่อสะดวกในการค้นหาหรืออ้างอิง

ขั้นตอนสุดท้ายคือการเพิ่มคอลัมน์ CategoryID ในชีท Product เพื่อใช้อ้างอิงข้อมูล Category จากชีท Category

เพียงเท่านี้ก็ข้อมูลของเราก็สามารถรองรับการทำงานในรูปแบบของฐานข้อมูลได้ การแก้ไขปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูลของ Category ใดๆสามารถทำได้ที่ชีท Category เพียงแห่งเดียว ไม่ต้องยุ่งยาก เสียเวลาทำหลายครั้งหลายรอบเหมือนเดิมอีก และที่สำคัญคือลดความผิดพลาดของข้อมูลที่เกิดจากการแก้ไข ปรับปรุง เปลี่ยนแปลงของตัวผู้ใช้เอง ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้อง น่าเชื่อถือ

การสร้างรหัสเพื่ออ้างอิงข้อมูล

จากรูป ถึงแม้ว่าข้อมูลจะถูกแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มแล้ว (ชีท Product และ Supplier) โดยมี Supplier Name เป็นตัวเชื่อมระหว่างข้อมูลในชีท Product และ Supplier แต่ก็อาจเกิดความผิดพลาด ไม่สะดวกในการอ้างถึงหรือเชื่อมโยงข้อมูลทั้งนี้เพราะ Supplier Name ประกอบด้วยอักขระหลากหลายและมีความยาวไม่คงที่ รวมถึงรูปแบบของอักขระก็อาจสร้างปัญหาในการทำงานดังกล่าวได้

เราสามารถแก้ปัญหานี้ได้ด้วยการเพิ่มคอลัมน์ SupplierID ในชีท Supplier เพื่อใช้อ้างอิงข้อมูลของ Supplier แทน Supplier Name (ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการอ้างอิง หรือเชื่อมโยงกับ Product)

หลังจากนั้นเพิ่มคอลัมน์ SupplierID ในชีท Product เพื่อใช้อ้างอิงกับข้อมูล Supplier จากชีท Supplier ดังรูปด้านล่าง

สรุป การที่เราจะใช้ความสามารถของ Microsoft Excel ให้เต็มความสามารถ เกิดประสิทธิภาพสูงสุดนั้น การเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมถือเป็นกระบวนการแรกที่ควรคำนึง ถึง และควรจะทำเป็นประจำเพื่อให้เกิดความชำนาญ ซึ่งจะส่งผลต่อดีการนำเอาข้อมูลไปประยุกต์ใช้งานในด้านการคำนวน การสรุปผล เป็นต้น