เก็บ Macro Excel ไว้ที่ไหนดี

จากบทความ ตั้งค่าอย่างไรให้ใช้ Macro Excel ได้ ที่ได้แนะนำวิธีการการเปิดปุ่มบันทึก (Record Macro) เพื่อใช้สำหรับกระบวนการบันทึกการทำงานที่ผู้ใช้ Excel ทำอยู่ที่หน้าต่างโปรแกรมได้ รวมถึงแนะนำขั้นตอนและกระบวนการเบื้องต้นในการสร้าง Macro แล้วนั้น

ลำดับต่อไป ที่ผู้เริ่มใช้ Excel สำหรับการบันทึกมาโคร (Record Macro) ควรทราบและเป็นสิ่งสำคัญอย่างมาก คือ เราควรเก็บ Macro ไว้ที่ไหนดี ให้เหมาะกับการใช้งานจริง ๆ

ฉะนั้นวันนี้ทางทีมงาน 9Expert มาให้คำแนะนำว่าการบันทึก Macro (Record Macro) สามารถเก็บได้กี่แบบ และในแต่ละแบบมีข้อดีหรือข้อเสียอะไรบ้าง รวมถึงคำแนะนำลักษณะงานของการเก็บมาโครแต่ละแบบ

Record Macro สามารถเก็บได้ทั้งหมด 3 แบบ

แสดงตำแหน่งที่เก็บ Macro ที่หน้าต่าง Record Macro ของโปรแกรม Microsoft Excel

This Workbook คือการบันทึกมาโคร (Record Macro) จะถูกเก็บไว้ในเอกสาร (Workbook) นี้ ซึ่งการบันทึกไฟล์ Excel จะต้องเป็นสกุลไฟล์ Excel Macro Enable (*.XLSM) หรือ Excel Binary File (*.XLSB) เท่านั้น

สกุลไฟล์ที่สามารถเก็บ Macro ที่ได้ทำการ Record Macro แบบเก็บ Macro ที่ This Workbook

โดยสามารถแบ่งข้อดี และข้อเสีย ของการบันทึกมาโครไว้ This Workbook ดังนี้

ข้อดี	ข้อเสีย
สามารถเรียกใช้ Macro ได้เลย สะดวกในการเรียกใช้	ต้องบันทึกไฟล์เป็นสกุล .xlsm หรือ .xlsb เครื่องที่จะ Run Macro นี้จะต้องตั้งค่า Security ให้สามารถ Run Macro ได้

ลักษณะงานที่ใช้การบันทึกมาโคร (Record Macro) ที่ This Workbook จะเป็นงานประเภทที่ใช้กับไฟล์ Excel นั้นๆ เท่านั้น เช่น ใช้ Excel เป็นแบบฟอร์มบันทึกการขายสินค้า โดยใช้การ Record Macro ทำหน้าที่เก็บข้อมูลการขายในแบบฟอร์มมาเก็บในอีก Sheet เป็นต้น

Personal Macro Workbook คือการบันทึกมาโคร (Record Macro) จะถูกเก็บไว้ในเครื่องโดยจะมีที่จัดเก็บเฉพาะในโฟลเดอร์ XLStart ซึ่งมีชื่อไฟล์ที่จัดเก็บว่า PERSONAL.XLSB โดยสามารถแบ่งข้อดี และข้อเสีย ของการบันทึกมาโครที่ Personal Macro Workbook ดังนี้

ข้อดี	ข้อเสีย
ไฟล์ที่ Run Macro เป็นไฟล์ .xlsx ปกติ ด้านความปลอดภัย ว่า ผู้ใช้ไม่เห็นโค้ดของเรา (อยู่ที่เครื่องที่ Record Macro ในครั้งแรก) ไม่ต้องบันทึกมาโครใหม่ในแต่ละ Workbook	ไฟล์ดังกล่าวจะรันได้ในเครื่องนั้น ๆ เท่านั้น (เครื่องที่ทำการ Record Macro ครั้งแรก)

Personal Macro Workbook (PERSONAL.XLSB) สามารถใช้ Macro ได้กับไฟล์ Excel อื่น ๆ

ลักษณะงานที่ใช้การบันทึกมาโคร (Record Macro) แบบ Personal Macro Workbook จะเป็นงานประเภทที่ต้องใช้มาโคร กับไฟล์ Excel อื่น ๆ เช่น นำข้อมูลการขายรายวัน ที่แยกเป็นไฟล์ละสาขา มารวมเป็นข้อมูลเป็นไฟล์ Excel เดียว หรือการต้องการนำข้อมูลตารางสรุปยอดขายสินค้าทั้งหมดของบริษัท มาแยกออกเป็นแต่ละ Excel ไฟล์ตามแต่ละสาขา เป็นต้น

New Workbook คือ การบันทึกมาโคร (Record Macro) ที่จะมีการสร้างเอกสารใหม่ขึ้นมา และทำการบันทึกมาโคร ที่เอกสารดังกล่าว โดยไฟล์ที่เริ่มคำสั่ง Record Macro แบบเก็บมาโครไว้ที่ New Workbook เป็นสกุลไฟล์ .xlsx ได้ แต่ไฟล์เอกสารใหม่ที่มีมาโครบันทึกไว้จะต้องเป็นสกุลไฟล์ .xlsm หรือ .xlsb เท่านั้น

อธิบายการบันทึกมาโคร (Record Macro) แบบ New Workbook

โดยสามารถแบ่งข้อดี และข้อเสีย ของการบันทึกมาโครที่ New Workbook ดังนี้

ข้อดี	ข้อเสีย
Macro จะถูกบันทึกไว้ใน Workbook ใหม่ ซึ่งสามารถนำไปใช้กับเครื่องอื่น ๆ ได้	ต้องบันทึกไฟล์เป็นสกุล .xlsm หรือ .xlsb เครื่องที่จะ Run Macro นี้จะต้องตั้งค่า Security ให้สามารถ Run Macro ได้

ลักษณะงานที่ใช้การบันทึกมาโคร (Record Macro) ที่ New Workbook เป็นประเภทใช้มาโครกับไฟล์ Excel อื่น ๆ โดยการใช้งานจะต้องเปิดไฟล์ Excel ที่ได้ Save จากบันทึกมาโครแบบ New Workbook เสมอ เช่น นำข้อมูลการขายรายวัน ที่แยกเป็นไฟล์ละสาขา มารวมเป็นข้อมูลเป็นไฟล์ Excel เดียว หรือการต้องการนำข้อมูลตารางสรุปยอดขายสินค้าทั้งหมดของบริษัท มาแยกออกเป็นแต่ละ Excel ไฟล์ตามแต่ละสาขา หรือการจัดรูปแบบตารางให้สวยงามทุกครั้งเมื่อได้ไฟล์ Excel ที่ส่งออกมาจากระบบที่ยังไม่สวยงาม เป็นต้น

ด้านความแตกต่างระหว่างการบันทึกมาโคร แบบ Personal macro และ New Workbook คือ แบบ Personal macro สามารถ Run macro เฉพาะเครื่องที่เป็นเจ้าของ PERSONAL.XLSB เท่านั้น แต่ New Workbook สามารถนำไปใช้กับเครื่องอื่น ๆ ได้