Project Management with Kanban

การจัดการโครงการ ฟังดูเป็นงานที่ยิ่งใหญ่ เราต้องแบ่งโครงการเป็นงานย่อย จัดสรรเวลาให้แต่ละงาน
จัดลำดับงาน วางแผน ประมาณทรัพยากรที่ต้องใช้ จัดสรรบุคลากรและทรัพยากรลงในงาน
และติดตามความก้าวหน้าและทรัพยากรที่ใช้ รวมถึงแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างทาง ปรับแผนไปตลอดโครงการ จนกระทั่งโครงการเสร็จสิ้น

โดยทั่วไป ผู้จัดการโครงการมักใช้ซอฟต์แวร์ที่ชื่อว่า Microsoft Project เป็นตัวจัดการโครงการ
ซึ่งซอฟต์แวร์ตัวนี้ทำงานได้เป็นอย่างดีกับโครงการขนาดใหญ่ที่มีลักษณะการทำงานแบบ Water Fall คือมีการทำงานเป็นขั้นตอนที่ชัดเจน
มีความก้าวหน้าและความสำเร็จที่ชัดเจนจับต้องได้ และช่วยเราบริหารทรัพยากรต่าง ๆ เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายในโครงการได้อีกด้วย

อย่างไรก็ตาม โครงการในปัจจุบัน มีลักษณะยืดหยุ่นไปตามการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว เนื่องจากเทคโนโลยีในปัจจุบันเปลี่ยนไปอย่างรวดเร็ว
จึงทำให้การพัฒนาสินค้าและบริการต้องเปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วไปด้วย เพื่อรองรับความต้องการของลูกค้าที่มักจะเปลี่ยนตามกระแสอย่างรวดเร็วเช่นกัน

ดังนั้นจึงมีแนวทางการจัดการโครงการแบบใหม่ ๆ เช่น Agile ซึ่งสร้างขึ้นเพื่อรองรับโครงการที่ต้องการความยืดหยุ่นสูงเหล่านี้
และต้องมีการจัดการที่รวดเร็ว ลดการทำงานที่ไม่จำเป็น เช่น ลดการทำเอกสาร หรือ ลด Milestone ลง แล้วเน้นที่การทำงานร่วมกันระหว่างผู้ร่วมงานและลูกค้าอย่างใกล้ชิด
(เช่น ประชุมเพื่ออัพเดทงานทุกวัน วันละ 15 นาที เรียกว่า Scrum) และออกสินค้าใหม่ให้บ่อย และ เร็วที่สุด (เช่น ออกสินค้าใหม่ทุก 2 สัปดาห์ เรียกว่า Sprint)
รวมถึงมีการทบทวนประสิทธิภาพการทำงานอย่างสม่ำเสมอ

ในโครงการแบบ Agile ในปัจจุบัน มีใช้การพัฒนาแบบ Kanban เข้ามาช่วย [1]

วิธี Kanban มีแนวคิดมากจากกระบวนการผลิตของบริษัทโตโยต้า เป็นการใช้สิ่งที่มองเห็นได้ช่วยในการจัดการกระบวนการต่าง ๆ ซึ่งช่วยให้ตัดสินใจในการผลิตได้ง่ายขึ้น
Kanban จะใช้กระดาน Kanban Board เพื่อบันทึกงาน(Task)ต่างๆ เริ่มต้นโดยการแบ่งกระดานออกเป็นส่วนๆ ตามแนวตั้ง(คอลัมน์) แต่ละส่วนคือขั้นตอนของแต่ละ  Task  
จากนั้นแบ่งครี่งแต่ละคอลัมน์อีกครั้งหนึ่ง เป็นคอลัมน์ที่ Active (กำลังทำ) และ Done (ทำเสร็จแล้ว)
จากนั้น เขียน Task ลงในกระดาษ Post-it งานละ 1 แผ่น แต่ละ Task ควรใช้เวลาทำงานเพียง 2-3 วัน แล้วติด Post-it ลงคอลัมน์ซ้ายสุด ซึ่งก็คือส่วน Active ของขั้นตอนแรก
เราอาจจัดเรียง Task ตามความสำคัญจากบนลงล่าง เมื่อทำงานใดเสร็จแล้ว ตัวแทนทีมก็จะย้ายกระดาษ Post-it ของงานนั้นจากคอลัมน์ Active ไปยังคอลัมน์ Done และ
ถ้าเริ่มต้นทำงานนั้นในขั้นตอนต่อไป ก็จะย้ายกระดาษ Post-it ของงานนั้น ไปยังคอลัมน์ Active ของขั้นตอนต่อไป ทำแบบนี้ไปเรื่อยๆ สมาชิกในทีม
ก็จะสามารถเห็นความก้าวหน้าของงานแต่ละ Task ว่าดำเนินการไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว
การจัดเรียง Post-it และการย้าย Post-it จะทำทุกวันในการประชุม Scrum เพื่อให้ทุกคนในทีมเห็นความก้าวหน้าในแต่ละงาน และรู้ถึงสถานะล่าสุดของงานในภาพรวมอีกด้วย

ด้วยแนวคิดการจัดการโครงการอย่างเรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพแบบ Kanban จึงได้มีผู้พัฒนาซอฟต์แวร์หลายเจ้าสร้างโปรแกรมสำหรับการจัดการโครงการโดยใช้แนวคิดนี้ออกมา
บทความนี้ขอแนะนำแอปพลิเคชันบนเว็บ 3 โปรแกรม ที่เราสามารถเข้าไปจัดการโครงการของเราได้โดยใช้แนวคิดแบบ Kanban  ได้อย่างง่ายดาย และให้ใช้งานได้ฟรีอีกด้วย

โปรแกรมแรกคือ Trello เป็นโปรแกรมที่ เปิดตัวในปี 2011 และมีผู้ใช้กว่า 10 ล้านคนในปัจจุบัน Trello ใช้แนวคิด Kanban ในการบริหารโครงการ
โดยให้บอร์ดเป็นตัวแทนโครงการ และการ์ดแทน Task  ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเพิ่มคอลัมน์เองได้เพื่อแสดงขั้นตอนการทำงาน และเพิ่มการ์ดลงในคอลัมน์
เพื่อแสดงสถานะของแต่ละ Task สามารถใส่สีให้การ์ดแต่ละใบ ใส่ deadline , checklist , แนบไฟล์ให้การ์ดเพื่อเพิ่มรายละเอียดและความก้าวหน้าของงาน
เพิ่มสมาชิกที่ทำงานร่วมกันในทีม นอกจากนี้ยังสามารถ login ผ่าน Google Account ได้อีกด้วย แต่ Trello จำกัดขนาดของไฟล์ได้ไม่เกิน 10MB สำหรับเวอร์ชันฟรี

รูปที่ 1 บอร์ดของโปรแกรม Trello

โปรแกรมถัดมา ชื่อ Freedcamp เป็นโปรแกรมที่ให้ใช้งานฟรีแบบไม่มีข้อจำกัด สามารถเข้าใช้ระบบด้วย Facebook หรือ Google Account ก็ได้
สามารถสร้างโครงการแบบ Todo List หรือแบบ Kanban Board (เรืยกว่า Sticky Notes) ก็ได้ เชิญทีมงานเข้ามาใช้งานโครงการร่วมกัน
และกำหนดสิทธิ์ให้แต่ละคนในทีมงานได้หลากหลาย ติดตั้งส่วนขยายได้ตามต้องการ เช่น Milestone, Time Tracking, Issue Tracking เป็นต้น  

เมื่อสร้างโครงการแล้ว Freedcamp จะสร้างคอลัมน์ 3 คอลัมน์ให้อัตโนมัติ ได้แก่ No Progress, In Progress และ Completed
โดยเราสามารถสร้าง Task ในแต่ละคอลัมน์ได้ และใส่ due date, แนบไฟล์, เพิ่ม subtask, กำหนดความสำคัญของแต่ละ task
และมอบหมายให้สมาชิกในทีมได้ เรายังสามารถเลือกมุมมองแบบปฏิทินเพื่อติดตาม due date ของแต่ละงานได้
นอกจากนี้ยังสามารถ import Task ในโครงการจากไฟล์ Excel ได้อีกด้วย

รูปที่ 2 บอร์ดของโปรแกรม Freedcamp

โปรแกรมสุดท้าย ชื่อ Asana เป็นโปรแกรมที่ออกแบบโดย Dustin Moskovitz ผู้ก่อตั้ง Facebook แต่เดิม โปรแกรมนี้ถูกสร้างขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับ Facebook
แต่ต่อมา Moskovitz ได้ลาออกมาทำเองในปี 2011 และมีผู้ใช้ที่มีชื่อเสียงได้แก่ Samsung, Harvard, Tesla, NASA, Uber และ AirBnB
ผู้ใช้สามารถสร้างทีม และสร้างโครงการในรูปแบบ List หรือ Board ก็ได้ แล้วเพิ่มคอลัมน์ให้กับบอร์ดของโครงการตามชอบ
จากนั้นสร้างงาน(Task)ในแต่ละคอลัมน์และสร้างงานย่อย(subtask)ให้แต่ละ Task ได้

เรามอบหมาย Task ให้สมาชิกในทีม  สามารถกำหนด   due date ให้แต่ละ Task สามารถเพิ่ม conversation ให้โครงการ
และได้รับ notification บน  App บนสมาร์ทโฟนเมื่อมีเหตุการณ์ใหม่ๆ เกิดขึ้นกับ Task ผู้ใช้ยังสามารถเลือกมุมมองปฏิทินเพื่อดู deadlines ต่างๆ ได้ง่าย แนบไฟล์สำหรับโครงการได้
และดูกราฟ Burn down เพื่อแสดงงานและเวลาที่เหลือได้ด้วย นอกจากนี้ เราสามารถสมัครเข้าไปในทีมที่อยู่ภายใต้ email domain เดียวกันได้
เช่น ทีมที่มาจากบริษัทเดียวกัน เป็นต้น สำหรับเวอร์ชันฟรีนี้ Asana ยอมให้เรามีสมาชิกในทีมได้ถึง 15 คน

รูปที่ 3 บอร์ดของโปรแกรม Asana

โปรแกรมเหล่านี้สามารถนำมาใช้ในการจัดการโครงงานที่ไม่ใหญ่มากนักได้เป็นอย่างดี
โดยสามารถให้ผู้ร่วมทีมทำงานร่วมกันและอัพเดทความก้าวหน้าของงานได้ทันทีผ่านเว็บ 
ทำให้ผู้ร่วมทีมสามารถมองเห็นความก้าวหน้าของแต่ละงานและความก้าวหน้าในภาพรวมได้ทุกที่ทุกเวลา

โปรแกรมเหล่านี้สามารถช่วยเราจัดการและติดตามโครงการได้อย่างง่าย ๆ  และที่สำคัญ...ไม่เสียค่าใช้จ่ายอีกด้วยค่ะ

อย่างไรก็ตาม หากโครงการของท่านยังต้องการใช้งานสิ่งเหล่านี้ข้อใดข้อหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็น...

• รองรับ Task จำนวนมาก
• Task มีความสัมพันธ์กัน เช่น มีลำดับการทำงานก่อนหลังที่ชัดเจน
• มีการใช้ทรัพยากรหลากหลายที่มีค่าใช้จ่ายไม่เท่ากัน
• ต้องการติดตามการใช้ทรัพยากรแต่ละชนิดอย่างใกล้ชิด
• มีการใช้ทรัพยากรร่วมกับโครงการอื่น
• ต้องการการติดตามความก้าวหน้าในแต่ละ   Task อย่างละเอียด เช่น ระบุว่าแต่ละ Task มีความก้าวหน้ากี่เปอร์เซ็นต์
• ต้องคำนวณค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอ
• ต้องการการแสดงแผนงานในรูปแบบที่หลากหลาย เช่น   Timeline หรือ Networks
• ต้องการรู้ว่างานใดมีผลต่อเวลาโดยรวมของโครงการ เช่น อยู่ใน Critical Path
• แสดงงานที่มอบหมายให้แต่ละบุคคล
• ปรับระยะเวลาของ Task หนึ่งและปรับ Task ที่เกี่ยวข้องอัตโนมัติเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น
• แสดงกราฟที่หลากหลาย สำหรับผู้บริหาร

ถ้าท่านตอบข้อใดข้อหนึ่งว่าใช่ ...
โปรแกรมที่ใช้จัดการโครงงการแบบมืออาชีพอย่าง Microsoft Project ก็ยังคงเป็นตัวเลือกที่ไม่มีโปรแกรมฟรี ใด ๆ มาทดแทนได้นะคะ

ที่มา

1. Eric Brechner. "Agile Project Management with Kanban", Talks at Google. เข้าถึงได้จาก: https://www.youtube.com/watch?v=CD0y-aU1sXo.
2. Trello, Inc (2017) Trello. เข้าถึงได้จาก: https://trello.com/
3. FreedCamp Inc. (2017) FreedCamp. เข้าถึงได้จาก: https://freedcamp.com/
4. Asana (2017) Asana. เข้าถึงได้จาก: https://asana.com/

บทความโดย
ผศ.ดร.เนื่องวงศ์ ทวยเจริญ
ภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ วิทยาลัยนวัตกรรมด้านเทคโนโลยีและวิศวกรรมศาสตร์
มหาวิทยาลัยธุรกิจบัณฑิตย์