Microsoft Excel Macro คืออะไร

Microsoft Excel Macro คืออะไร

Macro หรือ แมโคร หรือ มาโคร เป็นกลุ่มคำสั่งที่ใช้ทำงานอัตโนมัติใน โปรแกรม Microsoft Excel เช่น Macro เพื่อทำการ Copy ข้อมูลยอดขายที่ได้มาแต่ละเดือน เข้าไปยัง Workbook ของข้อมูลยอดขายทั้งหมด เป็นต้น โดย Microsoft ออกแบบมาให้สร้าง Macro ได้ง่าย ๆ โดยการบันทึก (Record Macro) โดยจะบันทึกการกระทำที่เราทำการ Record เอาไว้ เพื่อสามารถเรียกใช้ได้ในภายหลัง โดยจะเก็บเป็นโปรแกรมด้วยภาษา Visual Basic หรือที่เรียกว่า Visual Basic for Application (VBA)

ขั้นตอนการบันทึก Macro

ป้าย View > Macros > Record Macro… หรือ คลิกที่ปุ่ม Record Macro ที่ Status Bar ของ Microsoft Excel
กำหนดรายละเอียดของ Macro

Macro Name – ชื่อ มาโคร ที่จะตั้ง โดยห้าม เว้นวรรค และใช้สัญลักษณ์พิเศษ
Shortcut Key – คีย์ลัดที่ต้องการ
Store macro in – ที่เก็บมาโคร
Description – เขียนโน้ต เพื่อจะได้ไว้ดูภายหลัง

คลิกที่ปุ่ม OK เพื่อเริ่มบันทึก
ทำงานต่าง ๆ ที่ต้องการให้ Excel บันทึก
คลิกที่ปุ่ม Stop Recording เพื่อสิ้นสุดการบันทึก

ประโยชน์ของ Macro

ในกระบวนในการทำงานที่ต้องทำเรื่องเดิมซ้ำ ๆ ซึ่งจะเป็นเรื่องที่ไม่น่าสนุกเลยที่จะต้องทำงานเดิม ๆ ตลอดเวลา เช่น จะต้องทำการ ประมวลผลยอดขาย รายเดือน จากข้อมูลดิบ จำนวนมหาศาล โดยจะต้องมีทั้งการใส่สูตร จัดรูปแบบตาราง สร้าง Pivot Table, Pivot Chart เพื่อนำเสนอผู้บริหาร เป็นต้น บางครั้งเราสามารถลดเวลาดังกล่าว จากการทำงานหลาย ๆ ชั่วโมง มาเหลือเพียง 1 คลิก เลยทีเดียว

สรุปประโยชน์ของมาโคร

1. ลดระยะเวลาในการทำงานซ้ำ ๆ ลง
2. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
3. ช่วยให้ผู้ที่ไม่มีความรู้เกี่ยวกับ Excel มาก ทำกระบวนการที่ซับซ้อน ได้ โดยการรันมาโครที่บันทึกไว้ได้
4. ช่วยให้ข้อมูลที่ทำงานเป็นรูปแบบเดียวกัน เพราะจะได้ผลลัพธ์เหมือน ๆ กัน แม้ต่างคนจะต่างใช้งาน

ความท้าทาย

สำหรับผู้ที่เริ่มต้นบันทึก มาโคร จะประสบปัญหาในการบันทึกมาโคร โดยเฉพาะการทำให้มาโครมีความยืดหยุ่น (Dynamic and Flexible) เช่น การเลือกข้อมูลให้พอดีกับข้อมูลที่มีไม่เท่ากัน การวางข้อมูลในเซลที่ไม่ใช่เซลเดิม การทำให้ Pivot Table รองรับกับข้อมูลที่เพิ่มขึ้น โดยไม่ต้องสร้างใหม่ เป็นต้น ซึ่งกระบวนการตรงนี้จะต้องใช้ประสบการณ์ในการใช้งาน Microsoft Excel เพื่อที่จะบันทึก Microsoft Excel Macro ได้อย่างเหมาะสม และรองรับการข้อมูลที่แปรเปลี่ยนไปได้ ดังนั้นตรงนี้จะขึ้นกับประสบการณ์ มุมมองของผู้พัฒนา เพื่อที่จะสร้างมาโคร มาได้ตามที่ต้องการได้