3 เครื่องมือใน Excel เพื่องานอัตโนมัติ Power Query, Macro และ Power Automate
ยุค Digital มาพร้อมกับงานอัตโนมัติ
ในยุค Digital ที่มีเทคโนโลยีมากมายที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน ในยุคนี้ทักษะด้าน Automation เป็นทักษะที่สำคัญในปัจจุบัน เพื่อทำให้งานที่เราต้องทำเป็นประจำ เป็นงานอัตโนมัติ ลดระยะเวลาการทำงาน ลดต้นทุน เพื่อประสิทธิภาพการทำงาน โดยเครื่องมือเหล่านี้อาจจะมี Learning Curve ในการเรียนรู้อยู่บ้าง แต่ผลลัพธ์ที่ได้สร้างคุณค่าในการทำงานอย่างแน่นอนหากเราต้องทำงานกับ Microsoft Excel อยู่แล้วเชื่อเลยว่าจะต้องมีงานไม่มากก็น้อยที่เป็นงานซ้ำ ๆ น่าเบื่อ โดยเราสามารถแปลงงานซ้ำ ๆ เป็น งาน Automation ลดการทำงานซ้ำ ๆ ด้วย Macro & VBA Excel กับ RPA และ Power Query
3 เครื่องมือ ของ Microsoft Excel เพื่อการทำงานอัตโนมัติ
- Power Query
- Macro
- Power Automate
Power Query เพื่อการจัดเตรียมข้อมูลซ้ำ ๆ เดิม
Power Query คือเครื่องมือด้าน Data Analysis ของ Excel ที่จะช่วยให้เราปรับแต่งข้อมูล (Data Transformation) เชื่อมโยงข้อมูลไปยังแหล่งข้อมูลต่างๆ ได้มากมายหลากหลายแหล่ง (Multi Data Source) สามารถให้เรา รวมข้อมูล (Merge) แยกข้อมูล (Extract) ปรับแต่งข้อมูล (Shaping) ให้เป็นข้อมูลพร้อมใช้งาน
ตัวอย่างงานที่ใช้ Power Query
- การรวมไฟล์ Excel หลาย ๆ Workbook เข้าด้วยกัน
- การรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ เข้าหากัน
- การ Cleansing Data, Transform, Shaping, Merge
- การรวมไฟล์ Excel หลายไฟล์ที่มีหลายชีท ด้วย Power Query
Macro Excel เพื่อทำงานที่เราต้องทำซ้ำ ๆ เดิมใน Excel
Macro Excel คือ เครื่องมือกลุ่มคำสั่งที่ใช้ทำงานอัตโนมัติใน โปรแกรม Microsoft Excel เช่น Macro เพื่อทำการ Copy ข้อมูลยอดขายที่ได้มาแต่ละเดือน เข้าไปยัง Workbook ของข้อมูลยอดขายทั้งหมด เป็นต้น โดย Microsoft ออกแบบมาให้สร้าง Macro ได้ง่าย ๆ โดยการบันทึก (Record Macro) โดยจะบันทึกการกระทำที่เราทำการ Record เอาไว้ เพื่อสามารถเรียกใช้ได้ในภายหลัง โดยจะเก็บเป็นโปรแกรมด้วยภาษา Visual Basic หรือที่เรียกว่า Visual Basic for Application (VBA)
ตัวอย่างระบบงานอัตโนมัติ ที่พัฒนาจาก Macro & VBA Microsoft Excel
- การบันทึกข้อมูลการขาย และ ออก Invoice
- การทำ PivotTable เพื่อสรุปรายงานอัตโนมัติ
- การทำแบบฟอร์มบันทึกข้อมูลบุคลากร
- การนำเข้าข้อมูล เพียง 1 คลิก
- การใช้ Macro เพื่อจัดการข้อมูลดิบมาแสดงเป็น PivotTable และ PivotChart ที่สวยงาม เพียง 1 คลิก
Power Automate เพื่อการสั่งการทั้ง Excel และก็สั่งการ Cloud / Desktop ได้
Power Automate เป็นระบบอัตโนมัติ ที่พัฒนาจาก Robotic Process Automation (RPA) สามารถสร้างข้ามโปรแกรมได้ ไม่จำเป็นต้องอยู่ในโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งเท่านั้น โดยใน Microsoft 365 จะมี Power Automate
Power Automate สามารถควบคุมสั่งการโปรแกรมต่าง ๆ ทั้ง Excel หรือ โปรแกรมต่าง ๆ ใน Windows โดยจะมี Power Automate จะมีทั้ง Desktop Flow และ Cloud Flow โดยสั่งการได้ทั้งในเครื่องและในอินเทอร์เน็ต
ดูเพิ่มเติม ตัวอย่าง Power Automate ทำงานกับ Excel
ตัวอย่างระบบงานอัตโนมัติ ที่พัฒนาจาก Power Automate
· การนำเข้าข้อมูลการสั่งซื้อจำนวนมาก ๆ กรอกเข้าใน Excel Form เพื่อนำเข้าระบบ
· การแยก Attached Files จาก Email เพื่อจัดเก็บเข้า โฟลเดอร์ ให้เป็นระเบียบอัตโนมัติ
· การนำข้อมูลจาก Excel ไปกรอกใน Application อัตโนมัติ
· การทำระบบ Approve การจัดซื้อผ่าน Microsoft Form โดยจะแยกตามจำนวน Budget ที่ร้องขอมา และเก็บข้อมูลและ Update ข้อมูลที่ร้องขอมา
· การแจ้งเตือนเมื่อมีคนมาใช้คำหยาบ หรือไม่สุภาพ ใน Social Media โดยเชื่อมโยงกับ AI ด้วย AI Builder
การสร้าง Real-time Analytics ใน Power BI
VDO : Excel Automation ด้วย 3 พลังของ Power Query, Macro และ Power Automate
แนะนำหลักสูตร เพื่อทักษะด้าน Automation เพื่อรองรับกับยุคอนาคต
บทความที่เกี่ยวข้อง
