AI ในงาน HR โดยใช้ Automation คัดเลือกผู้สมัครอย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อองค์กรเข้าสู่ยุคดิจิทัล การแข่งขันด้านทรัพยากรบุคคล (HR) ก็เข้มข้นขึ้นไม่แพ้ด้านอื่น ๆ ปัจจัยสำคัญที่ HR ในยุคนี้ต้องตระหนักคือการใช้เทคโนโลยีเข้ามาเป็นตัวช่วยในการจัดการกระบวนการคัดเลือกผู้สมัครงาน เพื่อลดภาระงานซ้ำซ้อน ประหยัดเวลา และยังเพิ่มความแม่นยำในการค้นหาบุคลากรที่เหมาะสม หนึ่งในเทคโนโลยีที่ถูกหยิบยกขึ้นมาใช้อย่างแพร่หลาย คือ ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ร่วมกับระบบอัตโนมัติ (Automation) ซึ่งช่วยปรับกระบวนการคัดกรองผู้สมัครให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างมหาศาล

ทำไม AI จึงสำคัญในกระบวนการคัดเลือกผู้สมัคร

ลดระยะเวลาการคัดกรอง
ในขั้นตอนแรก ๆ ของการคัดเลือก ผู้สมัครมักมีจำนวนมาก การใช้ AI เพื่อช่วยประมวลผลข้อมูลจากเรซูเม่ (Resume) หรือโปรไฟล์ผู้สมัคร สามารถช่วย HR กรองผู้สมัครได้อย่างรวดเร็ว ตามเงื่อนไขที่องค์กรตั้งไว้ เช่น ระดับการศึกษา ทักษะที่เกี่ยวข้อง ประสบการณ์ในการทำงาน เป็นต้น
เพิ่มความแม่นยำในการคัดเลือก
การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย AI นอกจากดูเพียงคีย์เวิร์ด (Keywords) ทั่วไปแล้ว ยังสามารถประเมินคุณสมบัติในเชิงลึก เช่น สไตล์การทำงาน พฤติกรรมที่อาจสังเกตได้จากข้อมูลออนไลน์ หรือการวิเคราะห์เทรนด์ในประวัติการทำงาน ซึ่งช่วยให้ HR มองเห็นภาพผู้สมัครได้ชัดขึ้น
ปรับปรุงกระบวนการสื่อสาร
AI Chatbot สามารถตอบคำถามเบื้องต้นให้ผู้สมัครงานได้ โดยไม่ต้องรอให้เจ้าหน้าที่ HR มาคอยตอบเอง ช่วยลดภาระและเพิ่มความรวดเร็วในด้านการสื่อสารกับผู้สมัคร
การคาดการณ์ความเหมาะสมระยะยาว
การนำข้อมูลภายในองค์กร อาทิ ลักษณะงาน ทักษะที่จำเป็น รวมถึงปัจจัยด้านวัฒนธรรม (Culture Fit) มาปรับใช้กับการวิเคราะห์ผู้สมัคร จะช่วยให้การคัดเลือกมีความสอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาวขององค์กรมากยิ่งขึ้น

Automation ในงาน HR: ตัวอย่างการประยุกต์ใช้งาน

การคัดกรองเรซูเม่อัตโนมัติ (Resume Screening)

AI สามารถใช้เทคนิคการประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) เพื่อตรวจจับคีย์เวิร์ดสำคัญที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน โดยกรองผู้สมัครที่มีคุณสมบัติผ่านเกณฑ์เบื้องต้นออกมา
HR สามารถตั้งค่าระบบให้เลือกผู้สมัครที่ตรงกับวุฒิการศึกษา ประสบการณ์ทำงาน ทักษะเฉพาะด้าน หรือเกณฑ์อื่น ๆ ในระดับที่เหมาะสมได้

Chatbot สำหรับตอบคำถามเบื้องต้น

Chatbot สามารถตอบข้อสงสัยเบื้องต้นของผู้สมัครเกี่ยวกับตำแหน่งงาน ผลประโยชน์ สวัสดิการ หรือตารางการสัมภาษณ์
ระบบสามารถกำหนดให้ Chatbot มีการตอบคำถามอย่างเป็นมาตรฐานและสอดคล้องกับนโยบายขององค์กร

การจัดตารางสัมภาษณ์อัตโนมัติ

ระบบ Automation สามารถเชื่อมต่อกับปฏิทิน (Calendar) ของผู้สัมภาษณ์ เพื่อตรวจสอบเวลาว่างที่สอดคล้องกับผู้สมัคร
ผู้สมัครสามารถเลือกเวลาสัมภาษณ์ได้ทันทีจากลิงก์หรือแพลตฟอร์มที่องค์กรจัดเตรียมไว้ ลดขั้นตอนการติดต่อประสานงานให้น้อยลง

แบบทดสอบออนไลน์อัตโนมัติ (Online Assessment)

ปัจจุบันมีแพลตฟอร์มที่รองรับการส่งแบบทดสอบหรือ Assignment ให้ผู้สมัครทำได้ทันที และประมวลผลคะแนนอย่างอัตโนมัติ
นอกจากทักษะทางเทคนิค ยังสามารถประเมิน Soft Skills อย่างการสื่อสารหรือการแก้ไขปัญหาเบื้องต้นได้

การวิเคราะห์ข้อมูลและรายงานผล

ระบบ AI สามารถสรุปผลการคัดกรอง เป็นรายงานที่เข้าใจง่าย ช่วยให้ผู้บริหารหรือ HR Manager ตัดสินใจได้จากข้อมูลเชิงลึก (Data-Driven Decision)
สามารถเปรียบเทียบข้อมูลของผู้สมัครหลายคนพร้อมกันได้ โดยประเมินได้ตั้งแต่คะแนนความเหมาะสมจนถึงการคาดการณ์ความสำเร็จในอนาคต

กรณีศึกษาการใช้ Gen AI ทำการคัดกรองผู้สมัคร (Candidate Screening)

HR - Candidate Screening Process (แบบเดิม)

กระบวนการรับใบสมัครจากอีเมล์ นำมาตรวจสอบคุณสมบัติ คัดกรอง บันทึกเข้าระบบ Candidate โดยหากผ่านก็จะแจ้งกลับ เพื่อนัดสัมภาษณ์ แต่หากไม่ผ่าน ก็จะแจ้งกลับอีกลักษณะ ซึ่งกระบวนการตรงนี้หากมีผู้สมัครจำนวนมาก ก็จะใช้เวลา 2-5 วัน ซึ่งมีโอกาสที่เราจะไม่ได้ผู้สมัครที่ดี ตามที่เราต้องการเพราะผู้สมัครก็ไม่ได้สมัครแค่บริษัทเดียว หากใครเร็วกว่าก็จะส่งผลได้เปรียบกว่าเช่นกัน

ขั้นตอนการคัดเลือกผู้สมัครของ HR แบบเดิม

HR - Candidate Screening Process (แบบใหม่)

ตัวอย่างการนำ Generative AI มาใช้คัดกรองผู้สมัคร ที่ส่งใบสมัครเข้ามา อัตโนมัติ เราสามารถนำ Resume นั้นมาคัดแยก เปรียบเทียบกับ Job Description ได้อัตโนมัติ

ขั้นตอนการคัดเลือกผู้สมัครของ HR แบบใหม่เมื่อนำ AI มาทำงานแทนแบบเดิม

โดยตัวอย่างนี้ เป็นการนำเอา Chat GPT ในรูปแบบ API มาสร้าง Workflow ด้วย Power Automate (Cloud) ทำงานอัตโนมัติ เป็นการทำ AI Automation เมื่อมี Email ส่งเข้ามาก็จะทำการนำใบสมัครและรายละเอียดงานมาเปรียบเทียบกัน โดยสามารถบันทึกผลการเปรียบเทียบ สร้างข้อดี จุดอ่อนของผู้สมัครได้อีกด้วย ทำให้เราสามารถคัดกรองผู้สมัครเบื้องต้นได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ไม่พลาดการเสียโอกาสที่อาจจะเกิดขึ้นจากการคัดกรองที่ล่าช้าได้

โดยกรณีศึกษาข้างต้น เราสามารถเลือกใช้เทคโนโลยีต่าง ๆ ได้โดยอาจจะใช้ AI Builder ที่มีความสามารถในการ Prompt ได้ เพื่อทำกระบวนการดังกล่าวได้เช่นกัน

ความท้าทายที่ควรระวัง

อคติ (Bias) ในโมเดล AI
หากข้อมูลที่นำมาเทรนโมเดลมีอคติ (Bias) อยู่ เช่น สถิติผู้ที่ได้รับการว่าจ้างในอดีต อาจส่งผลให้ AI ตัดสินผู้สมัครใหม่ด้วยอคติเดียวกัน การทบทวนและปรับปรุงโมเดลอย่างสม่ำเสมอจึงเป็นสิ่งจำเป็น
ความเป็นส่วนตัวและข้อมูลส่วนบุคคล (Data Privacy)
ข้อมูลผู้สมัครถือเป็นข้อมูลละเอียดอ่อน (Sensitive Data) การใช้ AI ต้องปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัยของข้อมูล เช่น GDPR หรือ PDPA และควรจัดเก็บอย่างระมัดระวัง
ค่าใช้จ่ายและการติดตั้งระบบ
แม้ว่า AI และ Automation จะช่วยลดต้นทุนด้านบุคลากรระยะยาว แต่อาจมีค่าใช้จ่ายสูงในช่วงเริ่มต้น ทั้งในด้านการพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานและการฝึกอบรมพนักงานให้ใช้งานระบบอย่างถูกต้อง
ปัจจัยมนุษย์ (Human Touch)
การคัดเลือกพนักงานไม่อาจวางใจ AI ได้ 100% เพราะบางครั้ง บุคลิกภาพ (Personality) และการประเมินเชิงคุณค่าทางสังคมของผู้สมัครยังคงต้องใช้วิจารณญาณจากบุคคลเป็นหลัก การผสมผสานระบบอัตโนมัติควบคู่กับความเชี่ยวชาญของ HR จะให้ผลดีกว่า

วิธีการนำ AI มาใช้ในงาน HR ให้มีประสิทธิภาพ

เริ่มจากการสร้างวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน

กำหนดว่าระบบ AI นี้จะช่วยในเรื่องอะไร คัดกรองเรซูเม่ ประเมินทักษะ หรือเสริมการตัดสินใจ
ตั้งเป้าหมาย KPI เช่น ลดเวลาคัดเลือกลงกี่เปอร์เซ็นต์ ลดค่าใช้จ่าย หรือปรับปรุงอัตราการเข้าสัมภาษณ์

เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม

ควรศึกษาคุณสมบัติของแพลตฟอร์มหรือซอฟต์แวร์ AI สำหรับ HR ที่มีในตลาด ให้ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร
ระบบต้องสามารถปรับแต่งได้ตามกระบวนการทำงานจริงของ HR

ดูแลข้อมูลและมาตรฐานความปลอดภัย

ใช้ระบบที่มีการเข้ารหัส (Encryption) และรองรับมาตรฐานความปลอดภัยด้านข้อมูลส่วนบุคคล
จัดทำนโยบายเรื่องการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้หรือข้อมูลผู้สมัครงาน

อบรมทีมงานและทดสอบระบบอย่างต่อเนื่อง

HR และผู้เกี่ยวข้องต้องเข้าใจหลักการทำงานของ AI รู้วิธีการประเมินความแม่นยำของโมเดล และสามารถปรับค่าได้เมื่อจำเป็น
เก็บ Feedback จากผู้ใช้ ทั้งทีม HR และผู้สมัครงาน เพื่อนำมาปรับปรุงระบบ

ผสมผสานมนุษย์เข้ากับ AI

HR ยังคงทำหน้าที่ตัดสินใจขั้นสุดท้าย โดยใช้ผลวิเคราะห์จาก AI เป็นตัวช่วย
ยืนยันความเหมาะสมของผู้สมัครด้วยการสัมภาษณ์แบบเจอตัว หรือการประเมินเชิงจิตวิทยา (Psychometric Test)

สรุป

การนำ AI Automation มาใช้ในกระบวนการคัดเลือกบุคลากร ถือเป็นก้าวสำคัญในการเพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขันขององค์กรยุคใหม่ ลดงานซ้ำซ้อนและปรับปรุงประสิทธิภาพในการดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณภาพ แต่ในขณะเดียวกัน HR ยังคงมีบทบาทสำคัญในการประเมินความเหมาะสมและความเข้ากันได้ของผู้สมัครกับวัฒนธรรมองค์กร การเข้าใจเทคโนโลยี ผสมผสานกับความเป็นมนุษย์จะทำให้องค์กรได้บุคลากรที่ตรงตามความต้องการอย่างแท้จริง พร้อมขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ความสำเร็จในอนาคต

แนะนำหลักสูตร

Power Automate (Cloud) for Business Automation (12 ชั่วโมง)
เรียนรู้การสร้างและจัดการ Workflow อัตโนมัติด้วย Power Automate ลดงานซ้ำซ้อน ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย โดยไม่ต้องเขียนโค้ด
AI Builder in Power Platform (12 ชั่วโมง)
สร้างและพัฒนาโมเดล AI ที่เชื่อมต่อกับ Power Automate และ Power Apps เพื่อเพิ่มขีดความสามารถของธุรกิจในโลกยุคใหม่ เรียนรู้วิธีใช้งานจริงพร้อมแนวทางการประยุกต์ในธุรกิจของคุณ
Generative AI for Business Transformation (12 ชั่วโมง)
พลิกโฉมธุรกิจด้วย Generative AI เพิ่มประสิทธิภาพ 10 เท่า ลดเวลาการทำงานประจำ 60% พร้อมทำโปรเจกต์จริง เพื่อยกระดับทักษะอย่างมั่นใจ
Microsoft 365 Copilot for Business Professionals (12 ชั่วโมง)
เจาะลึกการใช้ Microsoft 365 Copilot แบบมืออาชีพ ตั้งแต่การเขียน Prompt สร้างรายงาน วิเคราะห์ข้อมูล สรุปการประชุม วางแผน ไปจนถึงทำคอนเทนต์การตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ