Microsoft Access มีความสามารถที่น่าสนใจอย่างหนึ่ง ก็คือ การออกรายงาน หรือที่เรียกว่า Report ซึ่งเป็นส่วนประกอบหนึ่งที่สำคัญมากๆ ของ Microsoft Access 

โดยที่รายงานนั้นสามารถปรับแต่งได้อย่างง่ายดายและยังจัดการให้ดูดีได้อย่างไม่ยาก มีความสามารถครอบคลุมทั้งในเรื่องของการจัดเรียง (Sorting) การจัดกลุ่ม (Grouping) การกรองข้อมูลที่ต้องการ การจัดหน้ากระดาษให้พร้อมใช้งาน การใส่สูตร (Formula) เพื่อสรุปผลข้อมูล และยังสามารถ Export ออกมาเป็นเอกสาร Microsoft Word, PDF, XPS ได้อย่างสะดวกมากๆ อีกด้วย

 

เราสามารถเอาข้อมูลในฐานข้อมูล มาออกรายงานเพื่อสรุปผลได้ทั้งรูปแบบของ ตาราง และ กราฟ และยังสามารถเชื่อมโยงมาจากฟอร์ม ในกรณีที่เราพัฒนาระบบให้ผู้ใช้ใช้งาน เพื่อให้ใช้งานได้อย่างง่ายๆ เช่น ออกรายงานของข้อมูลลูกค้าทั้งหมดแยกตามคำนำหน้าชื่อ รายงานการสั่งซื้อ ใบเสนอราคา ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ กราฟแสดงข้อมูลการขายในแต่ละเดือน เป็นต้น

 

รายงานสามารถสร้างโดยจะมาคู่กับการทำแบบสอบถามหรือ Query ซึ่งจะทำให้เรานำเอาข้อมูลในสิ่งที่เราต้องการขึ้นมาเพื่อใช้จัดรูปแบบการออกรายงานต่อไปในอนาคต โดยใน Microsoft Access ได้อำนวยความสะดวกในการใช้งานไว้แล้วเพียงแต่เราต้องเรียนรู้ หลักการและวิธีการทำงานเพื่อประยุกต์ในการใช้งานต่อไป ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจ หรือข้อมูลในลักษณะใดก็ตาม

 

การที่เรามีข้อมูลแล้ว มีความจำเป็นที่จะต้องทำข้อมูลให้เป็นระบบโดยการจัดทำระบบฐานข้อมูล และนำเอาข้อมูลที่เรามีมาสรุปผล เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ คาดการณ์ เพื่อให้องค์กรสามารถแข่งขันได้ และเป็นข้อมูลให้ผู้บริหาร ตัดสินใจ ดังนั้น รายงานเป็นสิ่งที่ช่วยนำเอาข้อมูลมาใช้เพื่อการตอบโจทย์นั้น